每筆匯款都要對帳？客戶專屬虛擬帳號收款，入帳、沖帳、開發票自動完成

事前設定

• 與玉山銀行或上海商銀簽訂虛擬帳號合約，取得虛擬帳號識別代碼 (Identifier code)，並約定虛擬帳號長度。
• 向綠界 (ECPay) 或 ezPay 申請電子發票商店，取得商店代號與串接金鑰 (HashKey、HashIV)。

從虛擬帳號收款到自動開立電子發票的完整流程

1. 設定收款帳戶並啟用虛擬帳號 會計

   進入「基本資料 > 銀行帳戶」按「新增」，填入公司實際收款的銀行帳戶，「啟用虛擬帳號」選「啟用 (依客戶個人建立)」，再填入銀行給的虛擬帳號識別代碼。之後每位客戶的虛擬帳號都由「識別代碼 + 客戶編號 + 檢查碼」組成，檢查碼依各銀行的規則自動計算。「匯款備註」會印在給客戶的帳單上，可以寫付款方式的說明。

   

2. 新增客戶時自動配發虛擬帳號 會計

   進入「系統 > 系統組態」，點右側「客戶匯款設定」，勾選「新增客戶一併新增虛擬帳戶」後按「儲存設定」。之後每新增一位客戶，系統就自動配發一組專屬虛擬帳號，不必另外申請或手動編號。同一頁的「匯費容許差額」可以設定客戶少付多少以內仍自動沖銷，差額記為客戶負擔的匯費，例如填 30 元；留空或 0 表示不容許差額。

   

3. 設定電子發票加值中心 會計

   進入「發票 > 組態」，「發票開立方式」選「由系統開立 - 委託加值中心」，再選擇加值中心 (Value-added service center)：綠界 ECPay 或智冠 ezPay，填入商店代號與串接金鑰。「串接環境」選「正式」或「測試」，系統會自動帶出對應的串接網址；儲存前可以按「測試連線」，確認商店代號與金鑰正確。

   

4. 建立客戶、設定發票開立時機 會計

   進入「銷售 > 客戶管理」按「新增」，填入客戶名稱與統一編號，並在「發票資訊」設定這位客戶的電子發票：「發票類別」選 B2B 或 B2C 電子發票，「發票開立時機」選「結清銷售單後 (電子發票會自動開立，其他需手動開立)」，收到款項後才自動開立電子發票。開給公司的 B2B 發票需要買方地址，記得在「聯絡資訊」填寫「通訊地址」。

   

   新增後打開客戶的「匯款資訊」分頁，就能看到系統配發的專屬虛擬帳號。同一位客戶的號碼固定不變，客戶設定一次約定轉帳，之後每次都匯到同一個帳號。

   

5. 開立銷售單 會計

   進入「銷售 > 銷售單」按「新增」，選擇客戶後，收據/發票類型、統一編號、發票買方名稱與發票開立時機會自動帶入客戶的設定，再加上銷售的產品與金額即可。這張銷售單的應收帳款，就等著客戶匯款後自動沖銷。

   

6. 寄出印有專屬帳號的帳單 會計

   在銷售單列表選取銷售單後按「列印」，印出的帳單下方「匯款帳戶」會列出這位客戶的專屬虛擬帳號與付款方式說明，寄給客戶就能請他依單匯款。

   

7. 客戶匯款，系統取得入帳紀錄並辨識客戶 客戶 系統自動

   客戶用 ATM 或網路銀行轉帳到自己的虛擬帳號，款項直接進入公司的實體帳戶。系統隨即取得銀行的入帳紀錄：玉山銀行在入帳後主動通知系統，上海商銀則由系統每 30 分鐘向銀行查詢一次。系統依虛擬帳號找出是哪位客戶付款，在「收支 > 銀行存款」自動建立一筆「虛擬帳號轉入」，記為這位客戶的預收貨款並開立傳票，會計不必再拿銀行明細逐筆比對。

   

8. 自動沖銷應收帳款 系統自動

   入帳後，系統找出這位客戶尚未結清的銷售單，匯款金額剛好等於某張銷售單的應收帳款時，就用這筆預收貨款自動完成應收帳款沖銷。在「收支 > 預收貨款」可以看到每筆匯款都有一筆「虛擬帳號轉入」與一筆「虛擬帳號沖銷」：

   

   打開被沖銷的銷售單，「沖銷紀錄」分頁會列出這次的沖銷日期與金額，應收帳款歸零。

   

9. 自動開立電子發票 系統自動

   銷售單結清後，發票開立時機為「結清銷售單後」的電子發票會由系統透過加值中心自動開立，發票號碼記回銷售單的「發票管理」分頁，不必再登入加值中心後台重複打單。示範環境使用不連外的模擬加值中心，所以截圖中的發票號碼以 ZZ 開頭；實際使用時會是加值中心配發的字軌號碼。

   

   回到「銷售 > 銷售單」，狀態選「全部」查詢，已付款的銷售單都已帶出發票號碼與「同步成功」；還沒收到款項的銷售單則維持「尚未開立」，一眼就能看出哪些客戶還沒付款。

   

常見問題