請款、報銷還在跑紙本簽核？電子簽核線上送單，主管收到 Email 隨時簽

事前設定

• 送單的員工與簽核的主管都要是公司成員，並在「人事 > 員工人事資料」綁定成員帳號，系統才找得到申請人屬於哪個部門。
• 在「基本資料 > 部門 > 部門」設定每個部門的主管，簽核流程的「部門主管」關卡就是依申請人的部門找這個人。
• 收據、發票等憑證要上傳到公司自己的 Google Drive，管理者要先在系統組態授權 Google Drive 並選定存放的資料夾；沒有設定時上傳會失敗，單據仍然可以送簽。

從送單到付款的線上簽核請款流程

1. 設定簽核流程 公司管理者

   進入「基本資料 > 線上簽核 > 流程樣板」，按「新增樣板」，業務模組選「支出證明單」，再替這個樣板「新增關卡」。每一關選一個角色：「部門主管」依申請人的部門自動找主管，也可以選總經理、財務主管或指定人員。關卡可以設「金額門檻」，單據金額達到門檻才會加入這一關。下圖的設定是：每張單都要部門主管簽，10,000 元以上再加簽總經理。

   系統內建一份「全站通用」的標準流程；公司建立自己的「本單位」樣板後，就改用自己的樣板。

   

2. 指定記帳與出納 公司管理者

   簽核完成後的審核與付款，系統會寄信通知負責的人。進入「基本資料 > 部門 > 單位角色」，按「新增」，職稱分別選「記帳」與「出納」並勾選負責人，可以勾選多人。

   

3. 填寫支出證明單 員工

   員工先自己墊付的費用用支出證明單申請報銷。員工登入後進入「個人 > 員工支出證明」，按「新增」：申請人自動帶入自己，填寫摘要、支出性質 (雜支、出差費或其他) 與支付方式，審核人選負責審核入帳的同事。下方按「新增」逐張加入收據或發票的日期、號碼、供應商與金額，總金額自動加總。

   每張收據或發票的明細裡有「憑證」分頁，可以上傳拍照或掃描的檔案，存進公司自己的 Google Drive (見〈事前設定〉)，不用再黏貼紙本收據。

   

4. 送簽 員工

   存檔後在列表選取這張單，按「線上簽核 > 送簽」。系統依流程樣板與金額自動帶出每一關的審核人，員工不能自己改，避免送給不該簽的人。下圖這張 2,560 元的差旅費沒有達到總經理關卡的 10,000 元門檻，所以只帶出部門主管一關；金額達到門檻的單據，送簽時會再自動加上總經理一關。按「確認送出」後，系統立刻寄 Email 給第一關的審核人。

   

5. 收到 Email，登入後簽核 部門主管

   主管收到的通知信列出單號、受款人、總金額、摘要與每張收據的明細，不用登入就能先看到重點：

   

   點信裡的「前往簽核」，還沒登入時會先到這家公司的登入頁，用公司給的成員帳號或自己的個人帳號登入都可以；登入後直接開到這張單據，不必從清單裡找。簽核頁支援手機，主管在外面也能隨時處理：確認內容後按「核准」，或填寫意見後按「退回」(退回時意見必填)。

   

   

6. 追蹤簽核進度 員工

   送出後不用再追著主管問。員工在列表的「送簽狀態」看得到每張單是簽核中還是已通過；選取單據按「線上簽核 > 簽核進度」，可以看到目前在哪一關、等誰簽，以及已簽關卡的結果、意見與時間。全部關卡核准或被退回時，系統也會寄 Email 通知申請人。

   

7. 審核入帳、指定會計項目 記帳

   簽核完成後，系統寄 Email 通知記帳「已完成簽核，待審核」。記帳進入「採購 > 支出證明單」，列表的送簽狀態顯示「已通過」，選取單據按「審核」，確認明細後按「核准」，系統就開立傳票，把這筆金額記為應付給員工的「其他應付款」。

   

   審核時費用先記在「未分類費用」，系統同時依每張收據轉出一張採購請款單，並寄信提醒記帳。記帳到「採購 > 採購請款單」逐張按「審核」，替明細指定會計項目 (例如旅費) 後核准，費用就轉入正確的科目。

   

8. 付款給員工 出納

   審核通過後，出納會收到「已審核，待付款」的 Email。在「採購 > 支出證明單」選取單據按「付款」，系統依支付方式開啟現金或銀行存款的支出視窗，會計項目、對象與要沖銷的支出證明單都已帶好，填寫摘要、確認金額與沖銷金額合計相同後按「新增」，這張單就沖銷結清，列表的已付金額同步更新。

   

常見問題