不用買打卡機：手機打卡、線上請假加班，主管 Email 一鍵核准

不必添購打卡機，員工用手機打卡、線上請假與申請加班，電腦瀏覽器也能用；主管收到 Email 通知，直接點信裡的「核准」就完成審核，不用另外登入。打卡時系統自動比對手機定位與公司網路，不符合設定的打卡會標為異常並留下位置與 IP，人事查核有憑有據。以下走完一次「排班 → 打卡 → 請假與加班 → 主管核准 → 出勤報表 → 查核異常打卡」的考勤流程。

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角色與分工

考勤由下列角色分工完成，點選步驟可以跳到對應的說明。

初始設定

每天

每月

人事管理者

1套用班表
2設定打卡地點與網路

6檢查出勤報表
7查核異常打卡

員工

3用手機打卡，自動比對位置
4申請請假、加班

主管

5在 Email 一鍵核准

事前設定

員工要先成為公司成員才能登入打卡：在「人事 > 員工人事資料」選擇員工，按「綁定成員」邀請員工加入。

從排班到手機打卡的完整流程

套用班表人事管理者

進入「人事 > 排班 > 員工班表」，按「套用班表範本」並選擇「人事行政總處行政機關辦公日曆」，休息日、例假日與國定假日會自動排入。排班的進階設定可以參考〈排班最怕「出錯＋重工」？一鍵套用班表，告別土法煉鋼！〉與〈再也不怕排班錯！行政人員最需要的自動班表神器來了〉。
設定打卡地點與公司網路人事管理者

這套線上打卡系統不用買打卡機，改用兩種條件判斷員工是不是在該打卡的地方。進入「人事 > 出勤紀錄 > 打卡設定」：
- 打卡地點：在地圖上點選公司位置並設定半徑，手機定位落在圓圈內才算符合；可以設定多個地點，例如總公司與門市。
- 允許的 IP：填入公司網路的 IP 或網段，從公司網路連線打卡才算符合。
- 檢查方式：選擇「符合其一即可」或兩種都要符合；常跑外勤的人可以加入「免檢查員工」。兩種條件都沒設定時不檢查。
用手機打卡，自動比對位置員工

員工用手機瀏覽器開啟公司網址並登入，在公司名稱下方點「打卡」就進到打卡頁，不需要安裝 App；也可以把打卡頁加到手機主畫面，之後一點就開。開啟頁面時，系統就比對手機定位與連線的網路，在打卡鈕上方顯示結果：在範圍內會顯示距離 (左圖，範例公司的檢查方式是「符合其一即可」，所以沒連公司網路、人在範圍內也算符合)；不在範圍內則顯示離最近的打卡地點多遠 (右圖)。打卡時間以伺服器時間為準，改手機時間也沒有用。
申請請假、加班員工

在同一個畫面點選「請假」或「加班」，就能線上填寫請假與加班申請，不用再傳紙本加班申請單：填寫日期、時間與事由並選擇審核人。系統依當天班別計算建議時數，送出後自動寄 Email 通知審核人。
在 Email 一鍵核准主管

主管收到的通知信列出申請人、日期、時數與事由，直接點信裡的「核准」就完成審核，不用另外登入系統；不核准時點「退回」並填寫原因。人不在公司，用手機收信也能立即處理。核准後的加班時數會在發薪時列入計算。
檢查出勤報表人事管理者

月底進入「人事 > 出勤報表」，切到要結算的月份，每位員工的應到與出席時數、請假、加班、缺曠時數，以及遲到、早退次數都自動統計好，每天的上下班時間也一目了然，還能匯出 Excel。確認無誤後再發薪。
查核異常打卡人事管理者

不符合打卡設定的打卡不會被擋下，以免員工因為手機定位失敗而打不了卡；系統照樣記錄，但標為異常。進入「人事 > 出勤紀錄」，勾選「只看異常」後查詢，就能列出這些紀錄：

點兩下紀錄打開修改視窗，可以看到這次打卡的來源、離最近的打卡地點多遠、連線的 IP，以及異常原因 (例如「不在打卡地點範圍內、IP 不在允許清單內」)：

點距離還能在地圖上看到實際打卡的位置、定位精確度與打卡地點的範圍。異常只做標記，不會自動扣薪，由人事判斷是否需要處理。