邀請同事一起用：員工各自登入打卡、請假，ERP 權限管理依職務分開

事前設定

• 每位員工要有自己的 Email，邀請信會寄到這個信箱。
• 公司建立時已預設好「人事」、「會計」、「財務」、「銷售」、「採購」、「行政」、「管理」等身分，多數公司直接使用即可 (各身分包含的功能見第 3 步)。

從新增員工到權限設定的完整流程

1. 新增員工 公司管理者

   進入「人事 > 員工人事資料」，按「新增」，填寫真實姓名與公司 Email 等人事資料後按「新增」。這時「公司成員帳號」顯示「尚未綁定」：員工的人事資料已經建好，但還沒有可以登入的帳號。

   

2. 邀請成為公司成員 公司管理者

   新增的員工還沒有成員帳號時，存檔後系統會提示「邀請員工加入公司成員」，並列出員工加入後可以自己處理的事：網頁打卡、申請請假與加班、填寫員工請款單與支出證明單、在「我的簽核」簽核單據。按「前往邀請」：

   

   系統會開啟「權限 > 公司成員」的「邀請成員」視窗，對應員工、邀請 Email 與成員名稱都已帶入。之後要邀請既有的員工，也可以直接在這一頁按「邀請」，從「對應員工」選人；或在「人事 > 員工人事資料」選這位員工，按「綁定成員 > 綁定」，點視窗下方「請到這邊邀請」的連結，開啟的邀請視窗同樣已選好這位員工。

   • 成員帳號：員工登入公司用的帳號，例如 chihhao.chang；不可以用 Email，避免員工誤以為要拿那個信箱去註冊、登入。
   • 成員密碼：8 到 64 個字元，可以按「產生」由系統產生。不用另外通知員工，加入後系統會把帳號與密碼寄給他。
   

   按「邀請」後，系統寄出邀請信，畫面留在成員列表並提示「已寄出邀請信給」員工的 Email，這位員工出現在列表上、狀態為「邀請中」。邀請信 7 天內有效，過期或員工沒收到時，在成員列表選這位成員按「重發邀請信」(已過期的要先「重設密碼」再重發)。

3. 依職務設定身分 公司管理者

   這套 ERP 權限管理以「身分」為單位：每個身分包含一組功能，員工能用的功能就是他所有身分的加總。邀請視窗最下方的「身分」可以複選；一般員工不用勾，加入時系統會自動給「全體成員」與「員工成員」，打卡、請假等員工自助的功能就都有了。負責特定業務的人再勾對應的身分，例如人資專員林怡君勾「人事」。職務異動時，在成員列表選這位成員按「修改」，重新勾選「身分」後按「修改」。

   

   公司建立時預設的身分如下：

   身分	可以使用的功能
   員工成員 (自動)	打卡、請假單、加班單、員工請款單、員工支出證明單、我的簽核、請假單審核
   全體成員 (自動)	成員資料修改
   人事	員工人事資料、排班、出勤紀錄、出勤報表、請假單管理、加班單管理、休假額度管理、薪資、薪資報表、人事參數
   會計	傳票、日記帳、總分類帳、損益表、資產負債表、會計項目設定、開帳、關帳、帳務結轉、收支分析圖
   財務	銀行帳戶、銀行存款、現金、支票、信用卡、預收貨款、預付貨款、客戶對帳單退款
   銷售	客戶、銷售單、客戶對帳單、客戶應收報表、業績分析圖、支票 (檢視)
   採購	供應商、採購請款單、支出證明單、供應商應付報表
   行政	客戶、供應商、產品、銷售單、客戶應收報表、供應商應付報表、採購請款單與支出證明單的審核、現金、支票、信用卡、員工人事資料、排班、出勤紀錄、出勤報表、請假單管理、加班單審核 (不含薪資)
   管理	全部功能，包括公司成員、子站權限、系統組態、發票管理與公司帳單

   需要不同的組合時，可以自己做權限設定：進入「權限 > 子站權限」，在要調整的身分按「修改」，勾選功能後按「更新」；也可以用「新增身份」建立新的身分。下圖是「人事」身分勾選的功能：

   

4. 收邀請信、註冊 員工

   員工收到「邀請您加入」的信，點「立即加入」：

   

   在開啟的頁面填寫個人 Email、個人帳號與密碼，按「開始免費使用」註冊。已經有帳號的人 (例如在別家公司用過 ZS ERP)，點上方「已有 ZS Corp 帳號?」旁的「立即登入」，用原本的帳號加入即可。

   

5. 確認 Email，收到成員帳號 員工

   註冊後系統會再寄一封「註冊確認」信，點信裡的「前往確認」，就正式加入公司，綁定第 1 步的人事資料，並套用第 3 步勾選的身分。接著會收到「公司帳號通知」，信裡有公司登入網址、成員帳號與成員密碼；第一次登入後請到「個人 > 成員資料修改」換成自己的密碼。

   

6. 確認成員已加入 公司管理者

   回到「權限 > 公司成員」，完成註冊的員工狀態是「啟用中」，「身分」欄列出他的所有身分；還沒完成的顯示「邀請中」，可以提醒對方收信或重發邀請信。

   

7. 登入，只看到自己職務的功能 員工

   員工開啟公司登入頁 (公司網址後面加上 /login)，輸入成員帳號與密碼登入；用信裡的成員密碼或註冊時設定的密碼都可以。

   

   登入後先看到「選擇公司」頁，這家公司排在第一個並標示「目前選擇」，公司名稱下方直接有「打卡」、「請假」、「加班」按鈕，點了就進到這家公司的表單，不必進後台 (打卡與請假的完整流程見〈不用買打卡機：手機打卡、線上請假加班，主管 Email 一鍵核准〉)。可以同時看多家公司待簽單據的「我的簽核」在右上角的選單 (☰) 裡；用電腦登入時，這些項目直接列在頁面右上方。

   

   要用其他功能時，按公司右邊的「進入」到後台。後台上方只會出現他有權限的分頁。所有員工都有「個人」分頁，可以自己申請員工請款、員工支出證明、請假單、加班單與打卡，這就是員工自助的部分：

   

   同樣是「人事」分頁，內容依身分而不同。有「人事」身分的林怡君看得到員工人事資料、薪資、排班、出勤報表等功能：

   

   只有預設身分的研發主管周育德，「人事」分頁裡只有審核部屬請假用的「請假單審核」，看不到任何人的薪資；會計、銷售、採購等分頁也不會出現。

   

常見問題