公司到底有沒有賺錢？開單就自動記帳，損益表隨時看

事前設定

• 公司有銀行帳戶時，先在「基本資料 > 銀行帳戶」新增，系統會自動建立對應的「銀行存款」會計項目，開帳與記錄收付款時才選得到。
• 準備開始記帳前一天的資產負債表 (例如從 1 月 1 日開始，就準備前一年 12 月 31 日的餘額)，下一步開帳會用到。

從開帳到看懂財務報表的完整流程

1. 開帳 會計

   進入「會計 > 開帳」，按「開帳」填入開始記帳的日期，再逐筆新增現金、銀行存款、股本、借款等會計項目的期初餘額，借貸平衡後儲存。應收帳款、應付帳款、應付薪資與營業稅這類跟著客戶、供應商或員工走的項目不在這裡填，由各自的單據建立。開帳是記帳的前提：還沒開帳時，開銷售單、核准請款單或發薪都會被擋下。

   

2. 開立銷售單，收入自動入帳 業務

   業務在「銷售 > 銷售單」為客戶開單 (開單與收款的做法見〈每筆匯款都要對帳？客戶專屬虛擬帳號收款，入帳、沖帳、開發票自動完成〉)。銷售單一存檔，系統就產生一張轉帳傳票：借記應收帳款，貸記銷項稅額與收入，傳票上標明參考單據是哪一張銷售單。客戶匯款沖銷後，同樣自動產生收款的傳票。

   

3. 發薪、核准採購請款單、記錄收付款，費用跟著入帳 人事管理者 會計

   費用端也一樣不用另外打傳票：

   • 薪資單：人事在「人事 > 薪資」發薪時，薪資支出、伙食費、退休金、公司負擔的保險費與代扣款自動入帳 (發薪做法見〈勞健保費率年年調，不用再查表：調薪一鍵帶出投保金額與自負額〉)。
   • 採購請款單：會計在「採購 > 採購請款單」審核核准時，依每個品項的會計項目記入費用與應付帳款，有扣繳的另外記入代收款 (見〈付錢給房東、講師要扣繳？〉)。
   • 收付款：在「收支 > 銀行存款」或「收支 > 現金」記錄轉入、轉出，選好會計項目 (例如廣告費) 就產生傳票；沖銷應收、應付帳款的收付款也一樣。

   到「會計 > 傳票管理」可以看到這些傳票，摘要寫明來源 (請款、轉出、薪資) 與對象，狀態都是「已核准」。少數沒有單據的交易 (例如折舊) 再按「新增」手動記帳。

   

4. 隨時看損益表 負責人 會計

   進入「報表 > 損益表」，預設顯示本月到目前為止的營業收入、營業成本、營業費用與稅後淨利，每個項目旁邊是占營業收入的百分比。損益表直接從已核准的傳票計算，單據一存檔，重新查詢就看得到，不必等月底結帳。用「上個月」、「下個月」切換月份，「依」可以改成季或年，也能在右側自訂期間，例如查今年到目前的累計。

   

5. 點金額追查明細 負責人 會計

   看到某個數字不對勁，直接點損益表上的藍色金額，會開新分頁到「總分類帳」並列出這個會計項目在該期間的每一筆分錄：日期、傳票編號、摘要、對方項目、借貸與餘額，以及它來自哪一種單據、單據編號是什麼。例如點勞務收入 270,000，就能看到是哪五張銷售單組成的。

   

6. 核對資產負債表與現金流量表 會計

   「報表 > 資產負債表」列出現金、銀行存款、應收帳款等資產，以及應付帳款、應付薪資、代收款等負債，權益中的「本期損益」就是損益表的稅後淨利，資產總計與負債及權益總計會相等。「本期金額」是和上一期相比的增減。

   

   「報表 > 現金流量表」以間接法從稅前淨利出發，加減應收帳款、應付薪資等營運資金的變動，算出本期現金增加多少、期末還有多少現金。賺錢不代表有現金，例如客戶還沒付款的應收帳款就會讓現金比淨利少，這張表能提早看出周轉壓力。

   

   資產負債表、現金流量表與總分類帳讀的是系統過帳後的分類帳，每 30 分鐘更新一次，表格下方會顯示最後更新時間；損益表則是即時計算。

7. 匯出 Excel 給會計師 會計

   損益表、現金流量表與總分類帳右上角都有「匯出」，下載成 Excel 檔，可以存檔留底，或連同其他資料提供給會計師或記帳士參考。給會計師的扣繳申報資料另見〈付錢給房東、講師要扣繳？〉。

   

常見問題